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做個高效的秘書三

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秘書的工作

秘書人員的工作,大到為領導決策服務,小到發文件、打掃衛生、通知開會,比較繁雜。辦好一件事,理所當然,算不上成績,但如果把一件事忘了,那就可能影響大局。人的精力是有限的,有時又受到外界的干擾,要把什么事情都記住,只靠腦子是不行的,需要借助工具。在諸多工具中,最原始也是最可靠的、最基本的,就是小筆記本。

秘書人員可以用這個小本子記錄當日自己的主要活動;本單位的大事;領導交辦的事情;別人交辦的事情或者反映的情況;自己想到的事情和對完成好任務的設想等。世界秘書網版權所有

把事情記錄下來后,經常看一看,急事馬上辦,要領導點頭的事情,及時報告。記載的方法不必太正規,字跡自己能看懂就行了,但事情的時間、地點、人物等就需要如實記載。一般情況下,一件事情一記,辦完一件劃掉一件。這樣,工作的事情就不容易忘記了。世界秘書網版權所有

除了要適當記錄之外,秘書工作中還要做到“朝思暮想”。晚上把一天所做的事情回想一遍,有什么不周到,第二天能彌補就彌補。早上上班前把今天要辦的事情、昨天遺留的事情想一下,特別是對容易忘記的事情和時間性比較強的事情,例如幾點開會、幾點接人、領導幾點有什么活動等要在腦子里過一下,排好計劃。

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